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Trabajadores extranjeros y elegibilidad del empleado

Mientras se prepara para contratar empleados, asegúrese de entender todas las leyes y regulaciones relacionadas con la elegibilidad del empleado. En particular, la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) que rige la inmigración y ciudadanía en los Estados Unidos. La INA es especialmente importante para los propietarios de pequeñas empresas porque aborda la elegibilidad para el empleo, la verificación del empleo y la no discriminación. Esta guía proporciona un resumen de estas disposiciones y asistencia para cumplir con la INA.

Verificación de la elegibilidad del empleado (Formulario I-9)

La ley federal exige que usted, como empleador, verifique la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos. Dentro de los tres días de la contratación de un empleado nuevo, debe completar un formulario de elegibilidad para el empleo, al que comúnmente se conoce como el formulario I-9. Esto requiere examinar los formularios aceptables de la documentación del empleado para confirmar su ciudadanía o elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos. Solo puede solicitar la documentación que se especifica en el formulario I-9. Los empleadores que pidan otro tipo de documentación que no está enumerada en el formulario I-9 pueden verse sujetos a demandas judiciales por discriminación.

No presente el formulario I-9 al gobierno federal. En cambio, está obligado a mantener el formulario I-9 en archivo durante tres (3) años desde la fecha de contratación o un (1) año desde la fecha de finalización del empleo del empleado, lo que suceda más tarde. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE) realiza auditorías de rutina en el lugar de trabajo para asegurar que los empleadores están completando y conservando adecuadamente los formularios I-9, y que la información del empleado en los formularios I-9 es la misma que aparece en los registros del gobierno.

Para obtener información completa acerca del uso, entendimiento y actualización del formulario I-9, visite la Central I-9. Puede utilizar la información obtenida del formulario I-9 para verificar electrónicamente la elegibilidad para el empleo de los empleados nuevos mediante E-Verify. Para comenzar, regístrese en E-Verify para eliminar virtualmente las cartas de datos que no concuerdan del Seguro Social, mejorar la precisión de los informes de salarios e impuestos, proteger los puestos para trabajadores autorizados y ayudar a mantener una fuerza de trabajo legal.

Contratación y empleo

  • Leyes del trabajo y trabajadores extranjeros
    Cubre los programas de certificación de trabajo extranjero, administrados en parte por el Departamento del Trabajo de los EE. UU., que permite a empleadores estadounidenses contratar trabajadores extranjeros, de manera temporaria o permanente, para cubrir posiciones que sean esenciales para la economía de los EE. UU. Estos programas en general están diseñados para asegurar que permitir el ingreso de trabajadores extranjeros a los Estados Unidos de manera permanente o temporaria no afectará adversamente las oportunidades de trabajo, salario y condiciones laborales de los trabajadores estadounidenses.
  • Certificación laboral para extranjeros
    Brinda información sobre el proceso de certificación laboral para extranjeros y sobre cómo los empleadores pueden solicitar traer trabajadores extranjeros a los EE. UU. para cubrir puestos de empleo.
  • Contratación de trabajadores migratorios
    Describe los certificados de empleo temporal y permanente emitidos por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL).
  • Salarios sujetos a la certificación laboral para extranjeros
    Explica la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), la cual autoriza a los empleadores estadounidenses a contratar trabajadores extranjeros, de manera temporal o permanente, para cubrir distintos puestos de empleo. La Administración de Empleo y Capacitación del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos generalmente autoriza a los empleadores a obtener visas especiales para contratar trabajadores extranjeros cuando no hay suficientes trabajadores estadounidenses capacitados, disponibles y dispuestos a trabajar por salarios similares o superiores a la remuneración actual para esos puestos de empleo.

Prácticas justas en el empleo (contra la discriminación)

LA INA incluye disposiciones que protegen a los ciudadanos estadounidenses y a ciertas personas autorizadas a trabajar contra la discriminación laboral basada en la ciudadanía o en el estado migratorio. La INA protege a todas las personas autorizadas a trabajar contra la discriminación por origen nacional, prácticas documentales injustas relacionadas con el proceso de verificación de elegibilidad laboral y contra represalias.

El Departamento de Justicia de los Estados Unidos hace cumplir las disposiciones contra la discriminación de la INA y proporciona la siguiente guía para ayudar a las pequeñas empresas a comprender estas disposiciones:

Carta de notificación de discrepancia en los datos

Cuando envía el Formulario W-2 de un empleado a la Administración del Seguro Social (SSA), el nombre y el número del seguro social del empleado se constatarán con los de los registros de la SSA. El Servicio de Administración y Control de Aduanas (ICE) también verificará la precisión de los datos volcados en los formularios I-9. Si la SSA o el ICE (o ambos) no pudiesen verificar los datos del empleado, se le enviará una carta de notificación de discrepancia en los datos para indicarle que el nombre o el número del seguro social del empleado no coincide con los registros del gobierno.

Si recibe una carta de notificación de discrepancia en los datos de algún empleado, no tome acción inmediata en contra de dicho empleado. La carta de notificación de discrepancia en los datos simplemente informa que los datos del empleado no coinciden con los registros del gobierno y no indica, necesariamente, que el empleado no es elegible para trabajar en los Estados Unidos. De hecho, el despido de un empleado sobre la única base de una carta de notificación de discrepancia en los datos puede hacerlo pasible de una demanda por discriminación. Así también, si no responde a la carta de notificación de discrepancia en los datos oportunamente, podrá recibir una citación legal por emplear a sabiendas a un empleado no autorizado, lo cual constituye una violación de la legislación federal.

Entonces, ¿cómo se debe actuar para una carta de notificación de discrepancia en los datos y, a la vez, estar protegido contra las acciones legales que pueda iniciar el empleado y el gobierno federal? Las reglamentaciones vigentes no brindan procedimientos que ayuden a proteger al empleador de las acusaciones respecto del empleo, a sabiendas, de trabajadores no autorizados. No obstante, el ICE ha propuesto nuevas normas que especifican un “puerto seguro” sobre los procedimientos que el empleador debe seguir al recibir una carta de notificación de discrepancia en los datos. Estas nuevas normas no protegen, necesariamente, al empleador de las acusaciones por discriminación.

Este recurso, Procedimientos de Puerto Seguro sugerido para los empleadores que reciban una carta de notificacion de discrepancia en los datos, brinda más información sobre los procedimientos de puerto seguro del ICE y sobre cómo protegerse contra las demandas por discriminación ilegal.