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Responsabilidades con los contratos

A su negocio se le ha adjudicado un contrato del gobierno - ¡felicitaciones! Es la culminación de mucho trabajo duro. Pero todavía queda trabajo por hacer. Es una responsabilidad importante, porque si no lo puede realizar de acuerdo a los términos del contrato, el gobierno no va a recibir el producto o servicio que necesita y usted puede encontrarse en dificultades financieras también.

Estos son algunos consejos para guiarlo  después de la adjudicación de un contrato gubernamental.

Características del Contrato

Cuando reciba el contrato propuesto, léalo cuidadosamente antes de firmar. Esto puede parecer una tarea imponente - algunos contratos pueden contener muchas páginas, dependiendo del tipo de contrato y la complejidad de lo que el gobierno está comprando. Sin embargo, usted encontrará que muchos de los términos y condiciones son "repetitivos", o estándar. Una vez que usted lea y entienda los términos, estará familiarizado con ellos cuando aparezcan en su próximo contrato.

Una característica importante del contrato es la identidad de la oficina que lo administrará. En la mayoría de las agencias federales, suele ser la misma oficina que adjudicó el contrato. En el Departamento de Defensa, sin embargo, el contrato se asigna generalmente a una oficina especial de administración. Si usted tiene alguna pregunta sobre el contrato, comuníquese con la oficina de administración. No continúe para descubrir mucho más tarde que usted no está en cumplimiento.

Aunque los contratos federales son similares a los contratos comerciales, son diferentes en algunos aspectos muy importantes. Ellos contienen o hacen referencia a muchas de las disposiciones generales de contrato únicas al gobierno. Estas disposiciones ponen en vigor requisitos o reglamentaciones legales aplicables únicamente a los contratos federales, tales como:

Estas cuestiones se describen en varias partes del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR). La Oficina de Contratación Gubernamental de la SBA le puede ayudar en la comprensión de estas estipulaciones del FAR.

Terminación

Los contratos gubernamentales establecen que el gobierno puede cancelar (rescindir) su contrato si:

  • Usted no hace la entrega en el plazo fijado en el contrato;
  • Usted no progresa y así pone en peligro la ejecución del contrato, y/o;
  • Usted no realiza todas las disposiciones del contrato.

Antes de rescindir un contrato por incumplimiento, sin embargo, el oficial de contrataciones deberá darle una oportunidad de subsanar los defectos en su desempeño o mostrar por qué su contrato no debe ser terminado.

Si el contrato se anula por incumplimiento, usted tiene derecho únicamente al pago en el precio del contrato para los artículos aceptados por el gobierno. Si el gobierno aún necesita los artículos que no pudo proveer, tiene el derecho de adquirir los mismos artículos en otro lado y, si cuestan más, cobrarle a usted el exceso de costos. Esto puede ser un asunto muy serio y costoso.

Si usted puede demostrar que su falla en entregar o progresar es justificable, su contrato no se anulará por incumplimiento.  Para ser justificable, el retraso debe estar más allá de su control y no causado por su culpa o negligencia. Si el contrato se anula por incumplimiento y puede demostrar que la acción del gobierno era inapropiada, la anulación será tratada como una para la "conveniencia del gobierno."

El gobierno puede anular unilateralmente la totalidad o parte de un contrato para su conveniencia. La anulación por conveniencia no surge de ninguna falta por parte del contratista, sino que protege los intereses del gobierno por lo que le permite cancelar los contratos para los productos que se vuelven obsoletos o innecesarios.

El gobierno tiene que entregarle un aviso por escrito de la anulación por conveniencia, pero no está obligado a dar aviso por adelantado. El aviso de anulación usualmente le conducirá a detener el trabajo, terminar los subcontratos, no hacer ninguna nueva orden nueva, comunicar instrucciones similares a los subcontratistas y proveedores, y preparar un acuerdo de reclamación por anulación. Si no sigue estas instrucciones, usted lo hace bajo su propio riesgo y costo. Usted también debería recibir instrucciones detalladas sobre la protección y conservación de todos los bienes de que son o pueden llegar a ser propiedad del gobierno.

Después de la anulación por conveniencia, el gobierno hará un arreglo con usted para compensarle plena y justamente por el trabajo que ha hecho y cualquier preparación hecha para la parte terminada del contrato. También se incluye una cantidad razonable para las ganancias.

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Cambios en el Contrato

Debido a que las necesidades del gobierno cambian de vez en cuando, los contratos gubernamentales contienen una cláusula que autoriza al oficial de contratación pedir cambios unilateralmente en las especificaciones y demás términos del contrato. Los cambios deben ser "dentro del alcance general del contrato." El contratista está obligado a llevar a cabo el contrato según fue cambiado unilateralmente por el oficial de contratación. Un cambio está dentro del alcance del contrato si puede considerarse dentro de la consideración de las partes en el momento en que el contrato fue celebrado. El gobierno no puede utilizar una orden de cambio para cambiar el carácter general del contrato. El contratista tiene derecho a un ajuste equitativo en el precio y el horario de la entrega, si se piden cambios.

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Pagos

La obligación de realizar los pagos puntuales para los productos entregados o los servicios prestados es, en términos generales, la obligación primordial del gobierno en un contrato de compra. El pago es, por supuesto, muy importante para la pequeña empresa. Su contrato especificará la oficina gubernamental responsable del pago y contendrá instrucciones de facturación. Cuanto más precisas sean sus facturas, más rápidamente se le pagará, por lo que es importante entender el proceso de pago a fondo. El pago pronto de todos los contratos sirve el mejor interés de ambos, el contratista y el gobierno. Bajo ciertas circunstancias, si el gobierno no logra el pago pronto, usted puede presentar una solicitud para el pago de intereses.

En los contratos de precio fijo, el método de pago puede variar con el valor en dólares del contrato. Para contratos relativamente pequeños con un único elemento de trabajo, por lo general, se le pagará el precio total del contrato en un solo pago. El pago se realiza después de que el gobierno acepte la entrega. Para los contratos más grandes con muchos elementos, puede facturar y recibir pagos parciales. Por ejemplo, en un contrato para 120 unidades con una velocidad de entrega de 10 por mes, usted puede facturar cada mes por el precio de los artículos entregados (y aceptados). Los contratos y subcontratos grandes de precio fijo, donde la primera entrega es varios meses después de la adjudicación podrán incluir una cláusula que permite que usted reciba pagos parciales en base a los costos incurridos como progresa el trabajo.

Debido a que los pagos parciales se basan en el trabajo que no se ha completado, usted los debe reembolsar si usted no puede terminar el trabajo. Para proteger sus intereses, el gobierno toma el título de su trabajo-en-proceso por el cual los pagos parciales se han hecho. Para tener derecho a los pagos parciales, debe tener un sistema de contabilidad que permita identificar con precisión y segregar los costos del contrato.

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Especificaciones

El gobierno federal tiene las especificaciones exactas para la mayoría de los productos y servicios que compra con regularidad. Con toda probabilidad, su contrato contendrá dichas especificaciones precisas. De hecho, las especificaciones - que describen los requisitos del gobierno - estaban en la invitación para presentar ofertas o solicitudes de propuestas en la que basó su oferta o propuesta.

Una vez que la adjudicación se hace a su empresa, usted está contractualmente obligado a entregar el producto o servicio descrito en las especificaciones. A veces, las especificaciones básicas harán referencia a e incorporarán otras especificaciones federales. Usted está sujeto, por supuesto, a los términos de estas especificaciones, así como las especificaciones básicasNo entregar un producto que reúna estas condiciones puede resultar en la terminación de su contrato por incumplimiento.

Nunca haga una oferta en un contrato a menos que haya leído y entendido todas las especificaciones. Además, lea las especificaciones de nuevo antes de empezar a trabajar en el marco del contrato.

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Inspección y Pruebas

Los contratos gubernamentales establecen que el gobierno puede inspeccionar y probar los elementos que entrega para determinar si se ajustan a los requisitos y especificaciones del contrato. El gobierno no va a aceptar el producto de un contratista a menos que pase la inspección. El tipo y el alcance de la inspección y las pruebas dependen en gran medida de lo que se adquiere.

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Recomendaciones y Consejos para su Nuevo Contrato

Además de tener un conocimiento práctico de los procedimientos de contratación con el gobierno, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • El gobierno realiza sus actividades a través de agentes autorizados llamados oficiales de contratación. Sólo un oficial de contratación tiene la autoridad para obligar al gobierno, a menos que se le aconseja lo contrario por escrito. Sin embargo, incluso los oficiales de contratación tienen límites en su autoridad, por lo cual no dude en asegurarse de la autoridad de la persona con quien está tratando.
  • La contratación con el gobierno se ha utilizado históricamente como un medio para promover distintos objetivos nacionales, sociales y económicos. Como un contratista del gobierno, se le requerirá cumplir con los estatutos de las normas laborales (Ley de Contrato de Servicio, Horas de Trabajo Contratados y la Ley de Normas de Seguridad , etc.) y otras leyes que avanzan los objetivos socioeconómicos nacionales, con excepción de determinados contratos en que dicha legislación se establezca expresamente como no aplicable.
  • Usted debe familiarizarse con las disposiciones del contrato que protegen la integridad del proceso de contratación con el gobierno. Estas disposiciones incluyen la cláusula de "los funcionarios no se beneficien", las disposiciones "de anti-soborno", la cláusula de "propinas", y más.
  • Las disputas entre usted y el oficial de contrataciones pueden ocurrir en virtud del contrato. Los contratos con el gobierno contienen una cláusula que establece los procedimientos para resolver las disputas. Si el oficial de contrataciones emite una decisión que no es satisfactoria para usted, usted debe hacer una apelación a tiempo a la Junta de Apelaciones de Contratos o la decisión será definitiva.
  • No trate de construir algo más grande, mejor, o diferente a lo exigido por el contrato. Si lo hace, puede que sea demasiado grande o pesado o que no quepa y el gobierno no lo aceptará. Simplemente, cumpla con los términos del contrato, en particular con las especificaciones.
  • Si el contrato requiere la producción, establezca una lista de control de producción para asegurar que va a tener los materiales adecuados en inventario al momento preciso para cumplir con los requisitos de entrega. Asegúrese de ordenar los subcontratos con prontitud y programe la entrega de los artículos subcontratados cuidadosamente para evitar la falta o exceso de inventario. Si parece que no va a cumplir con su itinerario, notifique a la oficina de la administración inmediatamente para obtener ayuda. La falta de entregar a tiempo le da al gobierno el derecho de cancelar su contrato, con resultados posiblemente desastrosos para usted.
  • Tener la destreza  con el comercio electrónico es muy importante para hacer negocios con el gobierno federal. Por ejemplo, si usted quiere hacer negocios con el Departamento de Defensa, debe ser capaz de facturar y recibir pagos electrónicamente. Por lo tanto, los propietarios de pequeñas empresas interesados en hacer negocios con el gobierno federal deben dominar el comercio electrónico.