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Manuales para empleados

Un manual para empleados es una importante herramienta de comunicación entre usted y sus empleados. Un manual bien escrito establece las expectativas que usted tiene para los empleados y describe qué pueden esperar de la empresa. También debe describir las obligaciones legales que usted tiene como empleador y los derechos de los empleados. Esta guía le ayudará a redactar un manual del empleado, que en general incluye los temas a continuación:

Acuerdos de confidencialidad (NDA) y declaraciones sobre conflictos de interés

Si bien los acuerdos de confidencialidad (NDA) no son exigidos por ley, hacer que los empleados firmen NDA y declaraciones de conflictos de interés ayuda a proteger los secretos comerciales y la información propiedad de la empresa.

Políticas contra la discriminación

Como propietario de una empresa, debe cumplir con las leyes de igualdad de oportunidades que prohíben la discriminación y el acoso, incluida la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Los manuales del empleado deben incluir una sección acerca de estas leyes y cómo se espera que los empleados cumplan con ellas.

Remuneración

Explique con claridad a sus empleados que la empresa realizará los descuentos exigidos por los impuestos federales y estatales, además de los descuentos voluntarios para los programas de beneficios de la empresa. Además, debe explicar las obligaciones legales respecto del pago de horas extras, los cronogramas de pago, las revisiones de desempeño, los aumentos salariales, los registros de horarios y asistencia, los descansos y las bonificaciones. Visite las páginas siguientes para obtener más información.

Horario de trabajo

Describa las políticas de su empresa respecto de las horas de trabajo y cronogramas, asistencia, puntualidad y cómo informar las ausencias, junto con las pautas de horarios flexibles y teletrabajo.

Normas de conducta

Documente sus expectativas sobre cómo quiere que los empleados se comporten, incluyendo el código de vestimenta y los aspectos éticos. Además, recuerde a sus empleados las obligaciones legales que tienen, especialmente si su empresa participa de una actividad que está regulada por el gobierno.

Información general sobre el empleo

Su manual para empleados debe incluir una descripción general de su empresa y las políticas generales sobre el empleo que cubran la elegibilidad para el empleo, las clasificaciones de los empleos, referencias para empleados, registros de empleados, publicación de ofertas de trabajo, períodos de prueba, procedimientos de despido y renuncia, transferencia y reubicación, e información sobre sindicatos, si corresponde.

Visite las páginas siguientes para obtener más información.

Protección y seguridad

Describa la política de su empresa para la creación de un lugar de trabajo seguro, incluido el cumplimiento de las leyes de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional que exigen que los empleados informen a la gerencia todos los accidentes, lesiones, potenciales peligros de seguridad, sugerencias de seguridad y cuestiones relacionadas con la salud y la seguridad.

Las políticas de seguridad también deben incluir la política de la empresa respecto de las malas condiciones climáticas y de peligro para la comunidad.

Agregue su compromiso a la creación de un entorno seguro de trabajo y la responsabilidad de sus empleados de cumplir con todas las políticas de seguridad físicas y de la información, como cerrar con llave los gabinetes de archivos o computadoras cuando no estén en uso.

La guía de Salud y Seguridad en el Lugar de Trabajo proporciona información sobre las obligaciones legales como empleador.

Computadoras y tecnología

Resuma las políticas para el uso adecuado de computadoras y software, y las medidas que deben tomar los empleados para asegurar la información electrónica, especialmente cualquier información personal identificable que usted recopile de sus clientes.

Visite la página de Seguridad de la Información relacionada con la privacidad para obtener más información sobre sus obligaciones legales como propietario de una empresa.

Relaciones con los medios de comunicación

Es una buena práctica empresarial tener un único punto de contacto para todas las consultas de los medios. El manual del empleado debe incluir una sección que explique cómo los empleados deben manejar las llamadas de periodistas u otras consultas de los medios.

Beneficios para los empleados

Asegúrese de detallar cualquier programa de beneficios y requisitos de elegibilidad, incluidos todos los beneficios que puede exigir la ley.

Esta sección también debe describir los planes para beneficios opcionales como seguro de salud, planes de retiro y programas de bienestar.

Políticas de licencias

Las políticas de licencias de su empresa deben ser documentadas con cuidado, especialmente aquellas que la ley exige. La licencia médica familiar, licencia para servicio como jurado, licencia militar y el tiempo libre para casos judiciales y votación deben documentarse para cumplir con las leyes locales y estatales. Además, debe explicar las políticas de vacaciones, días festivos, duelo y licencia por enfermedad.