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Redacción de descripciones efectivas de puestos

Las descripciones de puestos son una parte fundamental de la contratación y administración de los empleados. Estos resúmenes escritos aseguran que los solicitantes y empleados entienden sus roles y qué deben hacer para rendir cuentas.

Las descripciones de puestos también:

  • Ayudan a atraer a los candidatos correctos para el puesto
  • Describen las principales áreas de un cargo o trabajo de un empleado
  • Sirven como la principal base para expresar las expectativas de desempeño, capacitación y evaluación del trabajo y progreso de la carrera
  • Proporciona un punto de referencia para las decisiones de compensación y prácticas injustas de contratación

Descripción general

Una descripción de puestos debe ser práctica, clara y precisa para definir con eficacia las necesidades que usted tiene. Las buenas descripciones de puestos en general comienzan con un detallado análisis de los hechos importantes relacionados con un trabajo como:

  • Tareas individuales involucradas
  • Los métodos utilizados para completar las tareas
  • El objetivo y las responsabilidades del puesto
  • La relación del puesto con otros puestos
  • Calificaciones necesarias para el puesto

Qué debe evitar

No sea inflexible con la descripción del puesto. Los puestos están sujetos a cambios debido al crecimiento personal, el desarrollo de la organización y/o la evolución de nuevas tecnologías. Una descripción flexible de puestos alienta a que los empleados crezcan en sus posiciones y contribuyan con el tiempo a la empresa en general.

Qué se debe incluir

Las descripciones de puestos en general incluyen:

  • Título del puesto
  • Objetivo del puesto o declaración general del propósito
  • Resumen de las características generales y nivel del puesto
  • Descripción de la función y alcance general de la posición
  • Lista de deberes o tareas críticas para el éxito
  • Responsabilidades funcionales y de relación clave en orden de importancia
  • Descripción de las relaciones y roles dentro de la empresa, incluyendo posiciones de supervisión, roles subordinados y otras relaciones de trabajo

Elementos adicionales para las descripciones de puestos para situaciones de reclutamiento

  • Especificaciones, normas y requisitos del puesto
  • Ubicación del puesto donde se realizará el trabajo
  • Equipo a utilizar en el desempeño del puesto
  • Convenios colectivos de trabajo, si los empleados de su empresa son miembros de un sindicato
  • Rango salarial

Idioma adecuado de la descripción del puesto

Mantenga cada afirmación de la descripción del puesto clara y concisa:

  • Estructure las oraciones en el tradicional formato verbo/objeto y frases explicativas. Teniendo en cuenta que el ocupante del puesto es el sujeto de su oración, puede ser eliminado. Por ejemplo, una oración que pertenece a la descripción de la posición de recepcionista podría decir: “Da la bienvenida a los visitantes de la oficina y al personal de manera amigable y sincera”.
  • Siempre use el tiempo presente de los verbos.
  • Si es necesario, use frases explicativas que digan por qué, cómo, dónde o con qué frecuencia para agregar significado y claridad (por ejemplo “Recopila las planillas de tiempo de todos los empleados de manera bisemanal para la nómina”).
  • Omita los artículos innecesarios como “un”, “el” o “la” u otras palabras para facilitar entendimiento de la descripción.
  • Use terminología imparcial Por ejemplo, use el enfoque él/ella o construya las oraciones de manera tal que los pronombres de género no sean necesarios.
  • Evite el uso de adverbios o adjetivos que estén sujetos a interpretación como “frecuentemente”, “algo”, “complejo”, “ocasional” y “varios”.