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Para aceptar cheques

Si bien los pagos con tarjetas de crédito y débito están en alza, los gastos y la contabilidad adicional que se requiere para los pagos con tarjeta no son ideales para todos los negocios. Si desea ampliar sus opciones de pago para el cliente más allá del efectivo, pero no está listo para dar el salto a los pagos con tarjeta, los pagos con cheque son otra opción a tener en cuenta.

Para proteger la salud financiera de su negocio, conozca las leyes que regulan las políticas del pago con cheque.

Políticas para aceptar cheques

Si su negocio acepta cheques personales, establezca una política detallada para la aceptación de cheques a fin de ayudar a identificar los malos cheques y evitarlos. No elabore sólo un documento y lo archive. Asegúrese de entrenar a sus empleados sobre las nuevas políticas y coloque recordatorios en lugares visibles y destacados.

Las políticas comunes relacionadas con el uso de cheques incluyen variaciones de estas directrices:

  • Los cheques deben ser de un banco local o dentro del estado
     
  • Los cheques no deben estar emitidos ni aceptarse por una cantidad que sea superior a la compra realizada
     
  • Los cheques no deben aceptarse cuando sean cheques de apertura de cuenta, cheques sin numeración o cheques no personalizados
     
  • Los cheques que se acepten deben depositarse tan pronto como sea posible. Los bancos puede que no acepten honrar cheques que se remonten a más de seis meses

Explique a sus empleados que deben examinar en detalle la información de cada cheque personal que sea esencial para cobrar un cheque:

  • Personalización: el nombre completo y el domicilio del cliente deben aparecer en el cheque
     
  • Fecha: el cheque debe ser actual. No acepte cheques con fecha posterior o con fecha futura.
     
  • Los números de identificación bancaria - El cheque debe tener un número de identificación bancaria, o el número de ruta de tránsito, que se encuentra en la parte inferior, junto con el número de la cuenta del cliente y el número de cheque. El banco utiliza esta información para identificar la transacción y resolver problemas de pago
     
  • El beneficiario – La sección “Pay to the Order of” (Páguese a la orden de) debe indicar el nombre de su empresa
     
  • Las cantidades en dólares - Tanto las cantidades escritas como las numéricas deben coincidir
     
  • La firma del cliente - El cheque debe firmarse en su presencia y verificarse con una identificación con foto

La verificación

Verificar la identificación puede ayudar a salvaguardar su negocio contra el fraude. Sin embargo, algunas leyes estatales regulan cuales son las formas de identificación que el negocio podría requerir para su consulta. Dependiendo de la ubicación de su empresa, puede ser ilegal exigir que los clientes muestren una tarjeta de crédito como condición para aceptar su cheque. Las formas comúnmente aceptadas de identificación a menudo incluyen una licencia de conducir emitida por el estado, una tarjeta de identificación o una identificación militar.

Siga estos consejos al verificar la identificación del cliente:

  • Asegúrese de que la firma de la identificación del cliente coincida con la firma en el cheque
     
  • Sea prudente al registrar la información personal, como números telefónicos, números de identificación y las fechas de vencimiento
     
  • Confíe en sus instintos y esté a la expectativa de un comportamiento sospechoso o fraudulento en “alerta roja”. Para las transacciones cuestionables, llame al banco del cliente para verificar la legitimidad de un cheque

Los cheques sin fondos

¿Qué debe hacer si un cheque es devuelto porque la cuenta de un cliente está cerrada, o no tiene fondos suficientes para pagar la transacción? Además de instituir una política de control de cheques, algunos negocios nuevos emplean la ayuda de empresas de verificación de cheques electrónicos para identificar a los individuos que han sido reportados. Por una cuota mensual, las empresas pueden comparar el nombre del cliente contra bases de datos de las personas que se sabe que han escrito mal, robado o falsificado cheques.

Incluso tomando las medidas cautelares, las empresas que aceptan cheques, todavía pueden tener de vez en cuando un cheque con error. Si un cheque no se puede hacer efectivo en su primer intento, su banco generalmente intentará un segundo depósito. En algunos casos, el cliente puede resolver rápidamente el problema mediante la transferencia o el depósito de fondos para cubrir un cheque sin fondos. Si el cliente no resuelve el problema, puede consultar a la policía local para saber cuáles son sus derechos y opciones. Algunos estados requieren que las empresas manden por correo una carta certificada y asignen un período de espera designado antes de adoptar nuevas medidas.

Si el problema sigue sin resolverse, considere presentar una demanda ante un tribunal de instancias menores o el empleo de una agencia de cobros para resolver el pago. Muchas empresas optan por contratar a una agencia de cobro para evitar un largo y costoso acuerdo extrajudicial.

Los clientes insatisfechos

De vez en cuando, encontrará que un cliente ha dejado de pagar un cheque si cree que los productos o servicios comprados no están a la altura de sus expectativas. Si esto es cierto, los clientes pueden tener derecho a un reembolso o una reducción de la cantidad adeudada.