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La preparación de los estados financieros

La comprensión de los estados financieros es esencial para el éxito de una pequeña empresa. Pueden utilizarse como una hoja de ruta para guiarlo en la dirección correcta y ayudar a evitar un colapso costoso. Los estados financieros tienen un valor que va mucho más allá de la preparación de declaraciones de impuestos o solicitar préstamos.

A continuación encontrará información sobre los estados financieros principales: el balance general y el estado de ingresos.

Balance general

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Activos

Pasivo y Patrimonio Neto

Acciones

Estados de resultados

El balance general es una imagen de los aspectos financieros del negocio. Se incluyen los activos y pasivos y el patrimonio neto. El "resultado final" de un balance general siempre debe incluir (activo = pasivo + patrimonio neto). Los elementos individuales del balance general cambian diario y reflejan las actividades de una empresa. Analizar cómo el balance general cambia con el tiempo revelará información financiera importante acerca de una empresa. Puede ayudarle a controlar su capacidad para recaudar ingresos, manejar su inventario, y evaluar su capacidad para satisfacer a los acreedores y accionistas.

El pasivo y el patrimonio neto en el balance general representan fuentes de fondos. El pasivo y el patrimonio neto se componen de los acreedores e inversionistas que han prestado dinero en efectivo o su equivalente para su empresa. Es una fuente de fondos que le permiten continuar a su empresa o expandir sus operaciones

Los activos representan el uso de los fondos. Una empresa utiliza dinero en efectivo u otros fondos aportados por el acreedor / inversionista para adquirir activos. Los activos incluyen cosas de valor que son propiedad o debidas a un negocio.

Los pasivos representan obligaciones con los acreedores mientras el patrimonio neto representa la inversión del propietario en la empresa. Tanto los acreedores y los propietarios son "inversionistas" en la empresa, la única diferencia es el marco de tiempo en el que esperan su reembolso.

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Activos

Cualquier cosa de valor que sea propiedad o debido a la empresa se incluye en la sección de activos en el balance general.

Activos corrientes

Los activos corrientes tienen vencimiento inferior a un año. Son la suma de:

  • Efectivo
  • Cuentas por cobrar (C/C)
  • Inventario
  • Efectos a cobrar (N/C)
  • Otros activos corrientes

Dinero en efectivo: El dinero en efectivo paga las facturas y obligaciones. El inventario, cuentas por cobrar, terrenos, edificios, maquinaria y equipos no pagan obligaciones a pesar de que se pueden vender por dinero en efectivo y luego se utiliza para pagar las cuentas. Si el dinero es insuficiente o la empresa es administrada inadecuadamente, puede llegar a ser insolvente o forzada a la quiebra. El efectivo incluye todas las cuentas de cheques, mercado financiero y de ahorro a corto plazo. Obtenga más información acerca de cómo desarrollar un análisis de flujo de efectivo para su negocio.

Cuentas por cobrar (CC): Las cuentas por cobrar son dólares adeudados por los clientes. Más específicamente, el inventario se vende y se envía, se le manda una factura al cliente, y se cobra el dinero en efectivo más tarde. La cuenta por cobrar existe por el período de tiempo entre la venta del inventario y la recepción de dinero en efectivo. Las cuentas por cobrar son proporcionales a las ventas._x000D_ Conforme aumenten las ventas, aumentará la inversión que se debe hacer en cuentas por cobrar.

Inventario: El inventario consiste en los bienes y materiales que una empresa compra para revender con una ganancia. En el proceso, se generan ventas y cuentas por cobrar. Las empresas compran inventario de materia prima que se procesa (llamado inventario de trabajo en proceso) para ser vendidos como inventario de productos terminados. Para una empresa que vende un producto, el inventario es a menudo el primer uso de efectivo. La compra de inventario que se venderá para ganar dinero es el primer paso para obtener una ganancia. La venta de inventario no regresa dinero en efectivo a la empresa- crea una cuenta por cobrar. Sólo después de un lapso de tiempo (igual al periodo de cobranza de la cuenta por cobrar) el dinero regresará a la empresa. Así que es importante que el inventario se administre bien para que la empresa no retenga demasiado dinero invertido en el inventario, ya que esto reducirá las ganancias.

Al mismo tiempo, una empresa debe mantener suficiente inventario a la mano para evitar el agotamiento de las existencias (no tener nada para vender). Un inventario insuficiente mermará las ganancias y puede resultar en la pérdida de clientes.

Documentos por cobrar (D/C): Los efectos a cobrar D/C son un reclamo de adeudo a la empresa que ha hecho un préstamo, como un pagaré. Los efectos a cobrar son por lo general un reclamo de una duda de una de tres fuentes: clientes, empleados o ejecutivos de la empresa.

  • Los efectos a cobrar de un cliente es cuando el cliente que tomó prestado de la empresa no pagó la factura de acuerdo con las condiciones de pago. La obligación del cliente puede haberse convertido en un pagaré.
  • Los efectos a cobrar de los empleados pueden ser por motivos legítimos, tales como el pago inicial de una casa, pero el negocio no es ni una caridad ni un banco. Si la empresa quiere ayudar a un empleado, puede hacerlo su obligado solidario en un préstamo bancario.
  • Un funcionario o propietario de la empresa que le pide prestado a la empresa es la peor forma de un efecto a cobrar. Si un funcionario toma el dinero de la empresa, debe ser declarada como dividendo o retiro y reflejada como una reducción del patrimonio neto. Tratarla de cualquier otra manera conduce a una posible manipulación del patrimonio neto declarado de la empresa. Los bancos y otras instituciones de crédito a menudo condenan esta práctica.

Otros activos corrientes: Otros activos corrientes consisten en gastos pagados por anticipado, a otros bienes diversos y activos corrientes.

Activos Fijos

Los activos fijos representan el uso de dinero en efectivo para la compra de activos físicos cuya vida exceda un año, por ejemplo:

  • Terreno
  • Inmuebles
  • Equipo y maquinaria de construcción
  • Muebles y elementos fijos
  • Mejoras alquilados

Intangibles

Los intangibles son activos con vida indeterminada que nunca pueden madurar y convertirse en efectivo. Para la mayoría de los fines del análisis, a los intangibles se les ignora como activos y se deducen del patrimonio neto, ya que su valor es difícil de determinar. Los intangibles consisten en activos tales como:

  • La investigación y el desarrollo
  • Patentes 
  • Estudio de mercado 
  • El valor de clientela
  • Gastos operativos

Los intangibles son similares a los gastos pagados por adelantado - la compra de un beneficio que implicará un gasto en una fecha posterior. Los intangibles se recuperan de la misma manera que los activos fijos, a través de los cargos anuales incrementados (amortización) en contra de la renta. Los procedimientos contables estándar requieren que a la mayoría de los intangibles se les contabilice como gastos de compra y nunca como capital (incluidos en el estado financiero). La excepción a esta regla es la compra de patentes que pueden amortizarse a lo largo de la vida de la patente.

Otros activos

Otros activos consisten en cuentas varias, tales como depósitos y pagarés a largo plazo por cobrar a terceros. Éstos se convierten en dinero en efectivo cuando se vende el activo o cuando el pagaré se reembolsa.

Activo total

Los activos totales representan la suma de todos los bienes de la propiedad o debidos a un negocio.

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Pasivo y Patrimonio Neto

El pasivo y el patrimonio neto son fuentes de efectivo enumeradas en orden descendente con respecto a los acreedores más apremiantes y lo más pronto posible para madurar sus obligaciones (los pasivos corrientes), a las obligaciones menos apremiantes y nunca vencen (el patrimonio neto).

Hay dos fuentes de financiación: prestamista-inversionista y propietario-inversionista. La financiación del prestamista-inversor consiste en proveedores comerciales, empleados, autoridades fiscales y las instituciones financieras. La financiación propietario-inversor consta de accionistas y directores que hagan efectivo un préstamo para el negocio. Tanto el prestamista-inversores como los propietarios-inversionistas han invertido dinero en efectivo o su equivalente en el negocio. La única diferencia entre los inversores es la fecha de vencimiento de sus obligaciones y el grado de su premura.

Pasivo corriente

Los pasivos corrientes son aquellas obligaciones que madurarán y deberán pagarse dentro de los primeros 12 meses. Estos son los pasivos que pueden crear la insolvencia de una empresa si el efectivo es insuficiente. Un grupo de acreedores satisfechos es una fuente saludable e importante de crédito para el uso de efectivo a corto plazo (el inventario y las cuentas por cobrar). Un grupo de acreedores insatisfechos puede amenazar la supervivencia de la empresa. La mejor manera de asegurarse de que sus acreedores estén satisfechos es mantener sus obligaciones al día.

Los pasivos corrientes consisten en las siguientes cuentas de obligación:

  • Cuentas por Pagar (C / P)
  • Gastos acumulados
  • Efectos a pagar ( E/P)
  • Porción circulante de la deuda a largo plazo (DLP)

Una correcta adecuación de las fuentes y el uso de los fondos requiere que los pasivos (corrientes) a corto plazo deben utilizarse sólo para la compra de activos a corto plazo (de los inventarios y las cuentas por cobrar).

Cuentas por pagar (C / P): Las cuentas por pagar son obligaciones con fecha de vencimiento que deberán pagarse a tiempo a los proveedores comerciales que hayan facilitado el inventario, los bienes o servicios utilizados en la operación del negocio. Los proveedores generalmente ofrecen condiciones (tal como usted lo hace con sus clientes), ya que la competencia de los proveedores ofrece condiciones de pago. Siempre que sea posible, debe tomar ventaja de las condiciones de pago, ya que esto mantiene sus costos bajos. Si la empresa está pagando a sus proveedores en el momento oportuno, los días de pago no superarán las condiciones de pago.

Gastos acumulados: Los gastos acumulados son obligaciones contraídas, pero no se facturan como salario e impuesto sobre la nómina u obligaciones resultantes. Estos gastos también pueden pagarse durante un período de tiempo, como los intereses de un préstamo.

Las acumulaciones incluyen salarios, impuestos sobre la nómina, intereses a pagar y beneficios devengados de los empleados, como los fondos de pensión. Como categoría relacionada con el trabajo, debe variar de acuerdo con la política de la nómina. Por ejemplo, si los salarios se pagan semanalmente, la categoría devengada debe rara vez superar la nómina de una semana y los impuestos sobre la nómina.

Efectos a pagar (E/P): Los Efectos a pagar son obligaciones en forma de pagarés con vencimientos a corto plazo de menos de 12 meses. A menudo, son pagaderos a la vista. Otras veces tienen fechas de vencimiento específicas (los vencimientos de 30, 60, 90, 180, 270, 360 días son típicos). Los efectos a pagar incluyen sólo el importe de la cantidad principal de la deuda. Cualquier interés adeudado aparece devengado.

El producto de los efectos a pagar debe utilizarse para financiar el activo circulante (el inventario y las cuentas por cobrar). El uso de los fondos debe ser a corto plazo para que el activo madure en efectivo antes de la maduración de la obligación. Una correcta adecuación indicaría endeudamiento para los cambios estacionales en las ventas, que causan cambios en el inventario y cuentas por cobrar, o para pagar cuentas por pagar cuando se ofrecen condiciones de descuentos atractivos para el pronto pago.

Pasivos no corrientes

Los pasivos no corrientes son aquellas obligaciones que serán pagaderas en el año siguiente. Hay tres tipos de pasivos no corrientes, sólo dos de los cuales se enumeran en el balance general:

  • La porción no corriente de la deuda a largo plazo (DLP)
  • los Efectos a pagar a ejecutivos, accionistas o los pasivos
  • contingentes de los propietarios

La porción no corriente de la deuda a largo plazo es la parte principal de un préstamo a plazo no pagadero en el próximo año. Los préstamos oficiales subordinados se tratan como un elemento que se encuentra entre deuda y capital. Los pasivos contingentes que figuran en las notas al balance son las posibles responsabilidades, que esperemos nunca venzan.

Porción no corriente de la deuda a largo plazo (DLP): La porción no corriente de la DLP es la porción de un préstamo a largo plazo que no es pagadera dentro de los próximos 12 meses. Se enumeran a continuación la sección de pasivo corriente para demostrar que el préstamo no tiene que ser liquidado por completo en el año que viene. La DLP proporciona dinero en efectivo que se utilizará para una compra de activos a largo plazo, ya sea capital de trabajo permanente o activos fijos.

Los efectos a pagar a los ejecutivos, accionistas o propietarios: Los efectos a pagar a los ejecutivos, accionistas o propietarios representan dinero que los accionistas o propietarios han puesto en el negocio. Por razones fiscales, los propietarios pueden aumentar su inversión de capital más allá de la capitalización inicial del negocio a través de préstamos a la empresa en vez de comprar acciones adicionales. Por tanto, cualquier retorno de la inversión de los propietarios puede ser pagado como gastos financieros deducibles de impuestos en lugar de en forma de dividendos no deducibles fiscalmente.

Cuando una empresa toma prestado de una institución financiera, es común que los préstamos oficiales sean subordinados o se pongan en un plazo de espera. El acuerdo de subordinación le prohíbe al funcionario reclamar su préstamo antes de la devolución del préstamo de la institución. Cuando se encuentra en plazo de espera, el préstamo será considerado como patrimonio de la institución financiera. Los prestamistas consideran los efectos a cobrar del funcionario como una mala señal, mientras que los efectos a pagar del funcionario se consideran como alentadores.

Pasivos contingentes: Los pasivos contingentes son obligaciones potenciales que no figuran en el balance general. Se enumeran en las notas al balance, ya que nunca pueden llegar a ser vencidos ni pagaderos. Los pasivos contingentes incluyen demandas, garantías y garantías cruzadas.

Si el negocio ha sido demandado, pero el litigio no se ha iniciado, no hay manera de saber si el juicio se traducirá en un pasivo para la empresa. Aparecerá en las notas al balance, ya que, aunque no es una responsabilidad verdadera, sí representa un pasivo potencial que puede afectar a la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones futuras. Alternativamente, si el negocio garantiza un préstamo hecho por una tercera parte a un afiliado, la responsabilidad es contingente ya que no vencerá mientras el afiliado cumpla con sus obligaciones.

Pasivos totales Los pasivos totales representan la suma de las obligaciones monetarias de un negocio y lo que las reclamaciones de los acreedores tienen sobre sus activos.

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Acciones

El capital se representa por el total de activos menos el total de pasivos. El capital o el patrimonio neto es la fuente de fondos más paciente y la última en madurar. Representa la participación de los propietarios en la financiación de los activos.

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Estados de resultados

Los estados de resultados, también conocidos como el resultado de pérdidas y ganancias, incluyen todas las cuentas de ingresos y gastos durante un periodo de tiempo. Este estado de resultados muestra cuánto dinero tendrá el negocio después de que todos los gastos se contabilicen. Un estado de resultados no muestra problemas ocultos, como un flujo de efectivo insuficiente. Los estados de resultados se leen de arriba hacia abajo y representan ganancias y gastos durante un periodo de tiempo.

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