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Contrate su primer empleado

Si tiene una empresa próspera, pero lucha por mantenerse, quizás deba conseguir cierta ayuda.

Los siguientes ocho pasos pueden ayudarlo a comenzar el proceso de contratación y garantizar que cumple con las regulaciones clave a nivel federal y estatal.

Paso 1. Obtenga un Número de identificación de empleador (EIN)

Antes de contratar a su primer empleado, debe obtener un número de identificación de empleador (EIN) del Servicio de Impuestos Internos de los EE. UU. A menudo el EIN se conoce como Número de Identificación Fiscal Federal o Formulario SS-4. El EIN se necesita para informar impuestos y otros documentos al IRS. Además, el EIN es necesario cuando se reporte información a las agencias estatales acerca de sus empleados. Solicite el EIN en línea o comuníquese con el IRS al 1-800-829-4933.

Paso 2. Establezca registros para retener impuestos

De acuerdo con el IRS, debe tener registros de impuestos de empleo durante al menos cuatro años. Mantener registros adecuados también puede ayudarle a controlar el progreso de su empresa, preparar sus estados contables, identificar orígenes de recibos, realizar seguimientos de gastos deducibles, preparar la declaración de impuestos y respaldar elementos informados en la declaración de impuestos.

A continuación se presentan tres tipos de impuestos retenidos que necesita para su empresa:

  • Retención de impuestos federales por ingresos
    Cada empleado debe proporcionar un certificado de exención de retenciones firmado (Formulario W-4) al empleador antes o en la fecha del empleo. El empleador debe presentar el Formulario W-4 al IRS. Para obtener información específica, lea la Guía de impuestos del empleador del IRS [PDF].
     
  • Declaración impositiva y salario federal
    ​Todos los años, los empleadores deben comunicar al gobierno federal los salarios pagados e impuestos retenidos de cada empleado. Este informe se archiva mediante el Formulario W-2, el salario y la declaración de impuestos. Los empleadores deben completar un Formulario W-2 para cada empleado al que le pagan un salario, sueldo u otra compensación. Los empleadores deben enviar la

Copia A del Formulario W-2 a la Administración del Seguro Social el último día de febrero para comunicar los salarios e impuestos de su empleados para el año calendario anterior. Además, los empleadores deben enviar copias de los Formularios W-2 a sus empleados el 31 de enero del año siguiente al período de informes. Visite el sitio SSA.gov/employer para obtener más información.

  • Impuestos estatales
    En función del estado donde se encuentren sus empleados, es posible que deba retener impuestos estatales por ingresos. Visite la página de impuestos locales y estatales para obtener más información.

Paso 3. Verificación de elegibilidad del empleado

La ley federal requiere que los empleadores verifiquen la elegibilidad del empleado para trabajar en los Estados Unidos. En un plazo de tres días desde la contratación, los empleadores deberán completar el Formulario I-9, la verificación de elegibilidad de empleo, que requiere que los empleadores examinen documentos para confirmar la ciudadanía o elegibilidad del empleado para trabajar en los Estados Unidos. Los empleadores únicamente pueden solicitar la documentación especificada en el Formulario I-9.

Los empleadores no necesitan presentar el Formulario I-9 al gobierno federal, pero sí deben archivarlos durante tres años luego de la fecha de contratación o un año luego de la fecha del cese de la relación laboral con el empleado, lo que se produzca más tarde.

Los empleadores pueden usar la información obtenida del Formulario I-9 para verificar electrónicamente la elegibilidad de empleo de los nuevos empleados contratados mediante el registro con E-Verify.

Visite el sitio web I-9 de la agencia de Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos para descargar el formulario y encontrar más información.

Paso 4. Registre el programa de informe de nuevas contrataciones de su estado

Todos los empleadores deben comunicar las nuevas contrataciones o recontrataciones de empleados en un directorio estatal en un plazo de 20 días luego de la fecha de contratación o recontratación. Visite la página de Requisitos de informe de nuevas contrataciones para aprender más y encontrar vínculos hacia el Sistema de informe de nuevas contrataciones de su estado.

Paso 5. Obtenga el Seguro de Compensación de Trabadores

Todas las empresas con empleados deben contar con la cobertura del seguro de compensación de trabajadores, que pueden obtener mediante una aseguradora comercial, por cuenta propia o a través del programa de Seguro de compensación de trabajadores de su estado.

Paso 6. Publique los avisos necesarios

Los empleadores deben publicar ciertos carteles en el lugar de trabajo que informen a los empleados sus derechos y las responsabilidades del empleador según las leyes laborales. Visite la página de Carteles en el lugar de trabajo para ver los carteles federales y estatales específicos que necesitará para su empresa.

Paso 7. Declare sus impuestos

Por lo general, los empleadores que pagcan salarios sujetos a retención impositiva por ingresos, impuestos de Seguro Social y de Medicare deben presentar al IRS el Formulario 941, la Declaración de impuestos federales trimestral del empleador. Para obtener más información, visite IRS.gov.

Los empleadores nuevos y existentes deben consultar la Guía impositiva para empleadores de la IRS para comprender todos sus requisitos de declaración de impuestos federales.

Visite la página de impuestos locales y estatales para obtener información sobre los requisitos específicos para la declaración de impuestos para empleadores.

Paso 8. Organícese y manténgase informado

Para ser un buen empleador, no alcanza con cumplir con sus diversas obligaciones de informes y declaraciones impositivas. Mantener un entorno laboral justo y sano, proporcionar beneficios y mantener a los empleados informados sobre las políticas de su empresa son elementos claves para el éxito de su empresa. Estos son algunos pasos adicionales que deberá dar luego de contratar a su primer empleado:

Establezca un registro

Además de los requisitos para registros de nómina de los empleados debido a fines impositivos, ciertas leyes federales de empleo requieren que lleve registros sobre sus empleados. Los siguientes sitios proporcionan más información acerca de los requisitos de informes federales:

Es obligatorio el cumplimiento de las normas de los derechos del empleado respecto de igualdad de oportunidades y normas laborales equitativas. Seguir las leyes y regulaciones del salario mínimo, horas extras y trabajo de menores le ayudará a evitar los errores y un juicio. Consulte la guía de Ley del Empleo del Departamento del Trabajo para obtener información actualizada sobre estas leyes y regulaciones.

Además, visite la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y la Ley de Normas Laborales Equitativas.