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Administración de empleados

Manuales para empleados

El manual para empleados de la empresa es una de las herramientas de comunicación más importantes entre su empresa y sus empleados. No sólo establece sus expectativas para sus empleados, sino que también describe lo que pueden esperar de la empresa. Es esencial que su empresa tenga uno y que sea tan claro e inequívoco como sea posible. Asegúrese de que está escrito en un lenguaje fácil de entender y que haga que las políticas de la empresa sean accesibles.

El manual para empleados de la empresa y las políticas de personal relacionadas son generalmente la primera comunicación formal que tendrá con un empleado después de que se une a su equipo. Asegúrese de que la primera impresión es buena. De manera similar, en caso de una disputa o de una revisión deficiente del desempeño, este será el primer lugar al cual recurrirá el empleado.

¿Qué debe incluir un manual para empleados?

Los manuales para empleados más eficaces cubren los siguientes temas. Los enlaces a las guías sobre sus obligaciones legales como un empleador se proporcionan a continuación como referencia.

Acuerdos de confidencialidad (NDA) y declaraciones sobre conflictos de interés

Aunque los NDA no son requisitos legales, la firma de acuerdos de confidencialidad y declaraciones sobre conflictos de interés por parte de los empleados ayuda a proteger sus secretos comerciales y la información privada de la empresa.

Políticas contra la discriminación

Como empleador, debe cumplir con las leyes de igualdad en las oportunidades de empleo que prohíben la discriminación y el hostigamiento, incluida la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Su manual para empleados debe incluir una sección sobre estas leyes, la cual indique que se espera que los empleados cumplan con ellas.

Remuneración

Explique claramente a sus empleados que su empresa hará los descuentos necesarios para los impuestos federales y estatales, así como los descuentos voluntarios para los programas de beneficios de la empresa. Además, debe incluir las obligaciones legales de su empresa con respecto al pago de horas extras, y la información sobre los cronogramas de pago, las revisiones del desempeño y los aumentos de sueldo, registro del tiempo, descansos y compensación con bonos.

Horario de trabajo

Describa la política de su empresa en relación con el horario de trabajo y los cronogramas, incluidas la asistencia, puntualidad, y el reporte de inasistencias. También incluya la política de la empresa para los horarios flexibles y el teletrabajo.

Normas de conducta

Asegúrese de que ha pensado en sus expectativas de cómo desea que los empleados se comporten en su lugar de trabajo, incluyendo los códigos de vestimenta y sobre el comportamiento inadecuado. Asimismo, es importante recordar a sus empleados acerca de sus obligaciones legales, especialmente si su empresa se dedica a una actividad regulada (por ejemplo, las obligaciones legales de su empresa para proteger los datos de los clientes o para evitar las operaciones con información privilegiada).

Información general sobre el empleo

Su manual para empleados debe incluir una descripción general de su empresa y las políticas generales sobre el empleo que cubran la elegibilidad para el empleo, las clasificaciones de los empleos, referencias para empleados, registros de empleados, publicación de ofertas de trabajo, períodos de prueba, procedimientos de despido y renuncia, transferencia y reubicación, e información sobre sindicatos, si corresponde.

Protección y seguridad

Esta sección debe describir la política de su empresa para crear un lugar de trabajo seguro, incluido el cumplimiento de las leyes de la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA), las cuales exigen que los empleados informen a la gerencia acerca de todos los accidentes, lesiones, posibles riesgos de seguridad, sugerencias sobre seguridad y asuntos relacionados con la salud y la seguridad.

Las políticas sobre seguridad también deben incluir la política de su empresa sobre las condiciones de mal tiempo y las condiciones peligrosas en la comunidad.

Por último, su política de seguridad debe incluir su compromiso de crear un entorno de trabajo seguro, y la responsabilidad de sus empleados de cumplir con todas las políticas de seguridad física y de la información, tales como la protección con llave de los gabinetes de archivos o computadoras cuando no están en uso.

Computadoras y tecnología

Las computadoras y la tecnología de la comunicación son herramientas esenciales para la realización de actividades comerciales. Sin embargo, el mal uso por parte de los empleados puede tener graves consecuencias para su empresa. Su manual para empleados debe incluir las políticas sobre el uso apropiado de las computadoras y del software, y los pasos que los empleados deben tomar para proteger la información electrónica, especialmente cualquier información personal identificable que recopila de sus clientes. Aunque no es requerido, se recomienda elaborar políticas sobre el uso de las redes sociales en su lugar de trabajo.

Relaciones con los medios de comunicación

Es una buena práctica comercial tener un punto único de contacto para todas las preguntas de los medios de comunicación, tales como usted o un profesional de relaciones públicas. No querrá que sus empleados atraigan atención indeseada a su empresa por hablar de su negocio en formas que podrían ser fácilmente tergiversadas en los medios de comunicación. Su manual para empleados debe incluir una sección en la que se explique cómo los empleados deben manejar las llamadas telefónicas de los reporteros u otras solicitudes de los medios de comunicación.

Beneficios para los empleados

El manual de su empresa debe detallar todos los programas de beneficios y requisitos de elegibilidad, incluyendo todos los beneficios que pueden ser requeridos por la ley, tales como el seguro por incapacidad, la indemnización por accidentes laborales y la COBRA.

La sección de los beneficios para los empleados también debe detallar sus planes para las opciones de seguro médico, jubilación, asistencia para los empleados, reembolso de matrícula, viaje de negocios, y cualquier otro beneficio adicional que la empresa ofrezca para atraer y conservar a los empleados.

Licencias

Las políticas sobre licencias de su empresa deben ser cuidadosamente documentadas, en especial aquellas que debe proporcionar en virtud de la ley. La licencia médica familiar, licencia para servicio como jurado, licencia militar y el tiempo libre para casos judiciales y votación deben documentarse para cumplir con las leyes locales y estatales. Además, debe explicar sus políticas para las vacaciones, días feriados, duelo por el fallecimiento de un familiar, y la licencia por enfermedad.