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10 pasos para establecer un sistema de nómina

Ya sea tenga un solo empleado o 50, la implementación de un sistema de nómina no sólo moderniza su capacidad para mantenerse a la vanguardia de sus obligaciones legales y normativas como empleador, sino que también le ahorra tiempo y ayuda a protegerlo contra sanciones punitivas costosas impuestas por el Servicio de Impuestos Internos (IRS).

He aquí 10 pasos para ayudarlo a implementar un sistema de nómina para su pequeña empresa.

  1. Obtenga el Número de Identificación de Empleador (EIN). Antes de contratar empleados, debe obtener en el IRS un número de identificación de empleador (EIN). A menudo el EIN se conoce como Número de Identificación Fiscal Federal o Formulario SS-4. El EIN se necesita para informar impuestos y otros documentos al IRS. Además, el EIN es necesario cuando se reporte información a las agencias estatales acerca de sus empleados. Puede solicitar un EIN por Internet o comunicarse directamente con el IRS.
     
  2. Compruebe si necesita identificaciones estatales o locales. Algunos gobiernos estatales o locales exigen que las empresas obtengan números de identificación a fin de procesar los impuestos.
     
  3. Contratista independiente o empleado: conozca la diferencia. Tenga en claro la diferencia que hay entre un contratista independiente y un empleado. En términos legales, la línea divisoria entre los dos no siempre es clara y eso afecta el modo en que se retienen los impuestos sobre la renta, se retienen y pagan los impuestos a la Seguridad Social y Medicare, y se pagan los impuestos para el seguro de desempleo.
     
  4. Guarde la documentación del empleado. Los empleados nuevos deben completar el Formulario W-4 para la retención del impuesto federal sobre la renta. Su empleado debe completar el formulario y devolvérselo de modo tal que se pueda deducir de su sueldo la retención correcta del impuesto federal sobre la renta.
     
  5. Decida en un período de pago Puede que ya tenga un procedimiento manual para esto. Sin embargo la legislación estatal a veces determina un período de pago (ya sea mensual o quincenal), que en la mayoría de los casos favorece los pagos por quincena. El IRS también exige que usted retenga el impuesto sobre la renta correspondiente a ese período, aun cuando su empleado no trabaje el período completo.
     
  6. Documente en detalle los términos relacionados con la compensación al empleado. Cuando establezca la nómina, también deseará tener en cuenta el modo en que se manejarán las horas no trabajadas (no es un requisito legal, pero la mayoría de las empresas lo ofrecen), cómo hacer un seguimiento de las horas trabajadas por el empleado, si se pagan horas extraordinarias y cómo, además de otras variables de negocio. No olvide que también deberá descontar de los sueldos del personal otras compensaciones al empleado y descuentos del negocio, como las primas del seguro médico y los aportes jubilatorios, que se pagarán a las organizaciones que corresponda.
     
  7. Cómo se escoge un sistema de nómina. La administración de la nómina requiere prestar mucha atención al detalle y la exactitud, por lo que vale la pena hacer algún estudio para entender las opciones disponibles. Empiece por preguntar a otros empresarios conocidos qué método utilizan y si tienen algún consejo para establecer y administrar la nómina. En general, entre las opciones disponibles para el manejo de la nómina se incluyen las de administración interna de la empresa o las de administración a cargo de terceros. Sin embargo, independientemente de la opción que escoja, usted, como empleador, es responsable de informar y pagar todos los impuestos sobre nómina.
     
  8. Para ejecutar el cálculo de la nómina. Una vez que se tienen todos los formularios y se ha cotejado la información, se puede empezar a hacer el cálculo de la nómina. Según el sistema de nómina que se escoja, introducirá la información solo o se la dará a su contador.
     
  9. Cómo mantenerse actualizado con los registros. La legislación federal y algunas leyes estatales requieren que los empleadores mantengan algunos registros durante períodos específicos. Por ejemplo, los formularios W-4 (en los cuales los empleados indican su categoría en relación con la retención tributaria) deben guardarse en un archivo para todos los empleados activos y durante tres años después de que un empleado haya terminado su relación laboral con la empresa. También, deberá guardar los formularios W-2, copias de los formularios de impuestos presentados, y las fechas y montos de todos los depósitos de impuestos.
     
  10. Informe los impuestos sobre nómina. Hay varios informes de impuestos sobre nómina que es necesario presentar ante las autoridades correspondientes, ya sea en forma trimestral o anual. Si de algún modo tiene dudas acerca de sus obligaciones, revise la Guía tributaria del IRS para el empleador, que ofrece algunas directrices muy claras sobre todos los requisitos de declaración de los impuestos federales. Visite la agencia tributaria estatal de su zona para informarse sobre los requisitos específicos para la presentación de impuestos de los empleadores.